Grönt ljus

Anbudsutbildning

Grönt ljus till dialog trots myterna om dess faror

09 November 2020

Det finns flera myter om dialog kring upphandlingar som lever kvar hos både upphandlare och leverantörer. Vi hjälper till att reda ut vad som gäller.

Dialog mellan leverantörer och upphandlare kan inte bara anses vara svårt utan också farligt, då det finns risken att alla leverantörer inte får samma information och att den som upphandlar därmed bryter mot likabehandlingsprincipen. Men i många fall är riskerna kring dialog överdrivna samtidigt som fördelarna är stora och dialogen ofta leder till en bättre affär för alla parter.

Omfattande förvirring om vad som gäller

Det finns alltså en hel del förvirring bland beställarna av de offentliga upphandlingarna kring vad man får och inte får göra. Särskilt när det gäller  dialog där det inte är så strikt som myterna påstår.

Har du en fråga? Ställ den! Det viktiga är att du kommer vidare i din anbuds- eller säljprocess.

Kom ihåg att det inte är säkert att den som upphandlar i offentlig sektor alltid känner till alla spelregler eller ens har rätt. Får du ett svar du inte förstår – testa att ställa frågan till Upphandlingsmyndighetens Frågeportal.

Fördelarna för både leverantör och köpare är omfattande (läs mer om det här). De är så stora att Upphandlingsmyndigheten tagit fram ett dokument som heter "6 myter om dialog i offentlig upphandling" (pdf). Där har de identifierat sex vanliga myter om dialog i samband med inköp och upphandling.

  1. "Jag bör inte prata med leverantörer om jag står i begrepp att påbörja en upphandling".
    Upphandlare inte bara får, utan uppmuntras att ta dialog med leverantörer när de ska påbörja en upphandling, allt för att få in så mycket information om de varor eller tjänster som finns på marknaden.
  2. "Jag måste bjuda in alla leverantörer i Sverige/Europa om man anordnar ett möte."
    Det är självklart bra att föra dialogen som brett som möjligt men det finns, enligt Upphandlingsmyndigheten, inga regler som anger att alla leverantörer som skulle kunna lämna anbud måste bjudas in. Det viktigaste är att kunna argumentera för varför man valt ut de leverantörer man valt ut att prata med.
  3. "Jag får inte prata i enrum med en leverantör"
    Det är inte bara tillåtet utan kan också vara nödvändigt för att få information som skulle kunna innebära en konkurrensnackdel för leverantören om informationen blir allmänt känd. Att däremot prata om upplägget och kraven i den kommande upphandlingen är inte bara olämpligt utan kan innebär brott mot likabehandlingsprincipen.
  4. "Jag får inte tala om när en upphandling ska annonseras"
    Fel, fel, fel. En upphandlare SKA berätta när en upphandling ska annonseras. Det ger ingen fördel för någon leverantör utan är ett ypperligt sätt att skapa intresse kring upphandlingen och kunna få in fler anbud. Möjligheten finns även att förhandsinformera och annonsera sina kommande upphandlingar.
  5. "Jag får inte svara på frågor om förfrågningsunderlaget i telefon under annonseringstiden"
    Jodå, även det går bra, men under vissa förutsättningar: Frågan och svaret måste kunna komma alla andra anbudsgivare till del för att upprätthålla likabehandlingsprincipen. Här är det inte bara viktigt att hela frågan och svaret publiceras så att alla kommer åt det, utan också att det inte gått för lång tid. Helst samma dag. Om den upphandlande myndigheten inte har något elektroniskt stödsystem som kan låta alla anbudsgivare ta del av uppgifterna i frågeställningen är rekommendationen att inte svara muntligt på frågor. Men bara då.
  6. "Jag ska inte belasta leverantörer dialog inför en upphandling – de har för mycket att göra för att hinna svara på frågor"
    En myt som bygger på en missriktad omsorg baserad på okunskap om företagandets villkor. Det finns alltid tid att göra affärer, men inte tid att slösa. I de allra flesta fall önskar sig leverantörer mer dialog, om inte annat för att också förstå förfrågningsunderlaget så att de vet hur och kring vad de ska svara i sitt anbud. Viktigt att komma ihåg: som leverantör från ett mindre företag kan du självklart begära att dialogen sköts så att det sker på tider och i en omfattning som hinns med, allt för att ge alla leverantör samma möjlighet att delta i upphandlingen.

Anbudsutbildning Ny hållbarhetshjälp till IT-inköpare

Ny rapport hjälper inköpare att ta reda på om produkterna de upphandlar verkligen är socialt och miljömässigt hållbara.

Anbudsutbildning Bättre upphandlingar kan effektivisera kollektivtrafik

Sveriges Bussföretags årliga genomgång av genomförda upphandlingar av linjelagd busstrafik visar att det finns pengar att hämta för landets...

Anbudsutbildning Fåtal inköpskategorier står för största klimatpåverkan

Fem inköpskategorier står för 75 procent av de kommunala bostads- och fastighetsbolagens klimat påverkan.

Anbudsutbildning Elektrifierade transporter kan slå ut biogasen

Regeringen, med infrastrukturminister Tomas Eneroth i spetsen, har stärkt sina satsningar på elektrifiering av transportsektorn, samtidigt som...

Ladda fler